3 עצות למנהלים בתחילת דרכם
3 עצות למנהלים בתחילת דרכם
זו לא הפתעה שבכל מקצוע שהוא מי שמתחיל הוא פחות טוב ממי שמנוסה.
זה נכון בכל המקצועות שלומדים בבתי הספר.
וזה נכון שבעתיים לגבי ניהול שבהרבה פעמים מגיעים אליו בלי הכשרה מוקדמת.
ברוב המקרים בישראל אנשים מקודמים לניהול אחרי שעבדו במקצוע אחר.
למשל ראשת צוות פיתוח היתה לפני כן מפתחת בעצמה.
אבל בעוד שלמקצוע הקודם לרוב הכשירו אותכם במשך שנים.
הכשרה מסודרת בבית ספר מסודר כלשהו ואז חניכה בעבודה עצמה.
הרי שבמקצוע הניהול אתם לרוב נזרקים למים ללא כל הכשרה מסודרת.
לפעמים (בתקווה) עם חניכה של המנהל שלכם למשך מספר חודשים.
אבל הרבה פעמים גם בלי זה.
ומדובר במקצוע שדורש סט כלים והתנהלות שונים לגמרי ממה שהייתם צריכים בתפקיד הקודם.
אז הנה 3 עצות לתחילת הדרך שמתייחסות לשלוש טעויות נפוצות.
הצמדות לעצות הללו תשמור עליכם בכיוון,
תמנע טעויות קשות,
ותעזר לכם להיכנס לעניינים ולהשיג מיומנות במקצוע החדש.
הטעות הראשונה – ניהול יתר (Micro-management)
הכוונה בניהול יתר היא שכמנהל, אחרי שנתתי משימה לעובד,
במקום לתת לו להרגיש שאני סומך עליו ולתת לו לבצע את העבודה,
אני נותן לחוסר הבטחון / חוסר האמון שלי להוביל אותי.
כתוצאה מכך אני ניגש לעובד כל יום !!
בין אם ב Daily ובין אם עוצר "במקרה" בעמדה שלו,
רק כדי לבדוק איך הולך ואיך מתקדם.
מרבית האנשים שהמנהל שלהם מגיע לבדוק אותם ואת העבודה שלהם כל יום חווים את הדברים הבאים:
1) ערעור הבטחון העצמי שלהם במקצועיות שלהם
2) תחושת טינה כלפי המנהל על חוסר האמון שהוא מפגין
3) האטה בקצב העבודה ועשיית יותר טעויות בגלל 1 ו 2 מעלה
מה שמוביל למעגל קסמים שבו ככל שאתה בודק יותר את העובד כי אתה חסר בטחון,
ככה העובד נהיה יותר חסר בטחון גם,
ובנוסף מפתח טינה כלפיך.
בסוף העבודה שחששת שתתבצע לא טוב אכן מתבצעת לא טוב (אבל זה הרבה בגללך!)
והמעגל הזה מזין את עצמו עד שהעובד מתפטר או שאתה מפסיק.
על כן, עצה ראשונה
במיוחד אם אתם חדשים בניהול ולא מכירים את הצוות ויכולתיו,
ובמיוחד במיוחד אם אתם מרגישים חוסר בטחון,
בכל זאת תחזיקו את עצמכם חזק ואל תעשו micro management
וגם אל תעשו daily !
תקבעו פגישת שוטף אחת לשבוע.
פגישה אחד על אחד עם כל עובד.
רבע שעה עד חצי שעה לסטטוס ועדכונים וזהו.
בשאר הזמן הדלת פתוחה אם הם צריכים אותכם,
אל תרדפו אחריהם.
תנו להם להרגיש שאתם סומכים עליהם ועל המקצועיות שלהם.
והם כבר לבד ירגישו מחוייבים להוכיח שאתם צודקים.
הטעות השניה – להתייחס לעובדים כמו למשימות
הכוונה כאן היא שהרבה פעמים מנהלים בתחילת הדרך מרגישים שהם צריכים להיות "סמכותיים".
הם מרגישים שכשהם מסבירים הרבה זה פוגם בתדמית "הסמכותית" שלהם.
על כן הם מחלקים משימות לעובדים בצורה "סמכותית" ומקוצרת.
כלומר מורידים להם פקודות.
"תכתבי לי קוד שעושה כך וכך" או "תעצב לי אייקון של כפתור".
זה יוצר שתי בעיות מהותיות.
הבעיה האחת היא שרוב האנשים מעדיפים שיסבירו להם קצת יותר, ובצדק.
ובלי ההסבר המדויק ואם הם מרגישים שאין דרך לבוא לשאול,
אז איכות הביצוע שלהם תרד.
הם יעשו משהו כמיטב הבנתם אבל יש סיכוי טוב שזה יהיה לא בדיוק מה שרצית.
ואז זמן המשימה יתארך כי יהיו סבבי תיקונים,
וכל הצדדים (אתה המנהל, הם העובדים) יהיו מתוסכלים מזה.
הבעיה השניה היא שמקום עבודה זה לא צבא.
ועובדים בוגרים זה לא ילדים קטנים.
אף אחד לא מתאים לא ש"יורידו לו פקודות" ויתייחסו אליו כמו ילד דביל.
אנשים בוגרים ומוכשרים רוצים יחס בהתאם.
הם גם רוצים מקום שבו הם יכולים לדבר,
להציע הצעות יעול מניסיונם (שהרבה פעמים רב משלך במקצוע שלהם).
להרגיש שותפים למחשבה ולא רק לביצוע.
מקצוענים ולא רובוטים.
אז עצה שניה
אחד הכישורים המרכזיים ביותר בניהול טוב הוא תקשורת.
זה והיכולת לחתוך החלטות הם אולי שני הכישורים החשובים ביותר.
אל תתנו משימה שתלויה בואקום בחלל.
תסבירו את הבקשה ואת ההקשר הרחב,
שכל עובד יבין איך מה שהוא עושה תורם לעבודה הכללית.
תנו מקום לעובדים לשאול שאלות כדי לחדד את ההבנה (שלהם ושלכם).
תנו מקום להצעות שלהם.
תכבדו את המקצועיות שלהם בתחום שלהם.
בדרך הזו אנשים מרגישים הרבה יותר מחוברים למקום העבודה.
ובהתאמה גם התוצאות שלהם.
נותנים הרבה יותר מעצמם ומעלים הצעות טובות יותר בצוות.
הטעות השלישית – אי קביעת נהלי עבודה וסטנדרטים
אחד התפקידים העיקריים של מנהלים הוא לקבל החלטות.
העובדים שלכם מצפים לזה ממכם וקל להם להשאיר לכם את כל ההחלטות.
לכאורה לא לקבל החלטות זה לא לקחת שום סיכון על עצמם.
זה יוצר שתי בעיות,
הבעיה האחת היא שזה מעכב את העבודה כשבכל דבר באים אליכם.
והבעיה השניה היא שזה מציף אותכם ולא מאפשר לכם לעבוד על דברים אחרים.
אז עצה שלישית
תגדירו כללי עבודה וסטנדרטים של ביצוע.
תפמפמו את הכללים שהגדרתם בכל הזדמנות.
תוודאו שכל עובד כבר יודע לדקלם בעל פה את הסטנדרטים שמנחים את העבודה אצלכם.
ואז, כשיש כללים ברורים לגבי איך עובדים וסטנדרטים ברורים לגבי רמת האיכות הנדרשת,
אז 90% מהשאלות הטריוויאליות של היומיום נחסכות ממכם.
בכל נקודת החלטה כזו הכיוון שצריך ללכת אליו ברור.
ורק בשאלות המהותיות, אלו שבאמת צריך לשבת עליהן, מגיעים אליכם להחלטה.
וטוב שכך, כי בדברים המהותיים באמת צריך לשבת ולחשוב לעומק.
ועכשיו שהתפנו ה 90% מההחלטות הטריוויאליות, אז גם אפשר לעשות את זה.
אז אם אתם מנהלים בתחילת דרככם אני מקווה שהעצות שנתתי יעזרו לכם להפחית את העומס ולהגדיל את הפוקוס והשליטה במקצוע החדש.
ואם אתם מנהלים עם ניסיון אשמח לשמוע ממכם.
מה העצה הכי טובה שנתנו לכם כאשר אתם הייתם בתחילת הדרך ?